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【轻松阅读】英文论文写作和投稿应注意什么问题?清华大学出版社编辑这样建议!

2018-12-01 06:50

  原标题:【轻松阅读】英文论文写作和投稿应注意什么问题?清华大学出版社编辑这样建议!

  作者:任锦。清华大学出版社《Nano Research》杂志编辑部编辑,美国加州大学Davis分校化学博士,芝加哥大学博士后。

  研究生的科技写作水平不仅关系到我国科研成果的传播与交流,也关系到科研成果能否被国内外广大读者所理解和应用。本文结合作者工作实践,对英文科技论文写作要点进行归纳总结,特别是针对研究生作者的常见写作问题进行探讨和分析,同时也对论文发表的相关问题进行剖析,并从编辑角度为研究生作者提供一些建议。

  随着我国研究生教育的不断完善和规模的不断扩大,研究生已经逐渐成为我国科学研究的主力军,同时也成为科技期刊写作的重要作者群体。然而,由于刚开始接触科研工作的研究生还没有熟练掌握科技论文的写作要点,在文章体裁、结构、语言、语法以及行文规范上都还是初学者,因此经常会在科技写作中遇到一些问题。而研究生的科技写作水平关系到我国科研成果的展现和交流,以及研究成果能否被国内外广大科技工作者理解、传播和应用。因此,提高研究生的科技写作能力很有必要,应该成为当前研究生教育中需要重视和加强的基础性工作之一。

  本文作者多年从事国际英文科技期刊的编辑工作,阅读、编辑过大量的科技论文稿件,也曾见过许多研究工作十分优秀但因写作质量不过关而导致文章被拒稿的情况。为了帮助研究生提高英语科技论文写作水平,这里从期刊编辑的角度对英文科技论文写作要点进行分析,特别是针对研究生作者经常遇到的一些问题进行探讨并提出改进方法。

  科技论文写作的首要原则是简洁。大部分读者在阅读科技论文时首先会浏览全文,如果觉得对自身科研工作有帮助才会进一步阅读文章的细节。即使读者决定花时间研读全文,由于现代社会快节奏的工作和生活习惯,多数情况下他们也只会利用零星的碎片时间来阅读。因此,为了能引起读者的注意并更好地将所要表达的信息传递给读者,研究生作者在写科技论文时应该尽可能使用简洁的语句。繁复冗长的表达不仅会掩盖文章的核心思想,而且会浪费读者的时间,以致使读者失去耐心。例如以下的句子:

  科技写作的第二个基本原则是立意要清晰、逻辑要合理。科技论文不同于散文、诗歌、新闻、公文等文章体裁,科技论文的目的是通过描述实验内容和分析实验过程来阐述研究观点,进而说服读者认可实验结果、理解分析思路并对由此产生的研究结论表示赞成。为达到这一目的,科技论文的语句和逻辑必须清晰易懂,只有这样读者才能精准地理解作者的观点。例如下面的句子:

  最后,科技写作还有一个基本原则,就是要认真准备精美的稿件。这一原则经常被科研工作者所忽视。科技写作的阅读对象不仅包括文章发表后的读者,还包括期刊的编辑和审稿人。如果研究生作者在没有将数据、图表准备齐全的情况下就贸然投稿,审稿人将无法对这项研究进行客观的评判。在没有完全理解文章内容的前提下,审稿人很有可能将这篇文章拒稿。而编辑根据工作经验会认为,如果作者准备稿件都粗心、敷衍,那么他提交的这份科研成果的水平很可能也并不高明,实验操作和数据甚至值得怀疑。作者提交稿件中的材料缺失过多,或者图表制作非常粗糙,甚至手稿排版过于潦草都会导致这篇文章不予送审而直接被拒稿。所以在提交稿件之前,一定要仔细研读投稿须知、认真准备稿件,尽可能做到图文精美,尽量给编辑和审稿人留下良好的第一印象。

  正如在阐述写作基本原则时所提到的那样,大部分科技论文的读者没有时间逐篇细读文章。他们大多时候仅仅浏览一下标题就决定是否继续花时间进行深入阅读。因此标题的意思越明确,关键词越突出就越能吸引相关领域的研究人员进行阅读。在可能的情况下,应将文章的观点和结论在标题里展示出来,而不是仅仅宽泛描述研究领域。有许多重要研究的文章标题都是直接将观点甚至实验设计写在标题中。例如1971年发表在《自然》杂志上揭示阿司匹林止痛机理的文章标题就是个很好的例子:

  这一标题包含了最重要、最吸引人的信息即研究结论,读者对于作者要传达的信息一目了然。

  同样的道理,不建议使用疑问形式的标题,但综述文章可以例外,这是因为综述文章涵盖的研究范围广泛,通常是对整个研究领域的总结。因此综述文章使用笼统性的标题、甚至用疑问形式的标题都是可以接受的。

  另外,在科技论文写作中经常会用到缩写,但是作者需要尽量避免在标题中使用缩写。除非是一些非常常见的缩写,用缩写比用其全称更能深入人心,比如RNA、AIDS、pH等。

  论文的摘要部分需要包含四个基本要素:研究背景及目的、实验方法、实验结果、研究结论。不少研究生在写作时会遗漏某些内容,甚至会写出既无研究背景也无研究结论的摘要,这将给编辑和审稿人带来麻烦。

  由于以上原因,目前一些期刊要求作者提交结构性的摘要,即摘要的四个基本要素各自成为独立的段落,每个段落都以小标题来开头。虽然这类摘要比传统的摘要篇幅长,格式也比较固定,但是结构性的摘要可以准确有效地向读者传达信息,作者也不会遗漏任何内容。

  还有一点需要注意的是,由于摘要会被单独出版,所以应该尽量避免使用缩写词汇和引用文献。如果在摘要中确实需要使用缩写或引文,那么需要给出缩写的全称以及完整的引文信息。

  合格的论文引言一般包括两个部分:本研究工作所要解决的问题以及研究使用的技术方案。撰写这两部分时都要使用较为简短的描述性语句,要避免啰嗦、直奔主题。

  由于期刊的版面有限,论文应该将主要篇幅放在结果与讨论部分。引言过长会使读者失去耐心,因此建议引言部分的篇幅最好不要超过300字。某些研究领域的科技论文也许需要较长篇幅的引言,那么在撰写论文之前研究生作者需要察看相关杂志的最新作者须知中关于引言部分的规定。还有一项必须注意的是,如果这篇文章中的某些研究结果曾经被发表过(以摘要形式出版例外),那么作者需要在引言结尾处进行说明。

  研究生作者需要按照实验操作的真实顺序来撰写实验方法部分,这样读者比较容易理解研究的操作过程。

  如果此方法已经被发表过,那么在给出实验的大致步骤的同时,研究生作者需要列出相应的参考文献。而其他情况下作者必须描写清楚实验方法的主要步骤,以便其他研究人员可以根据作者的描述重复操作。对于首次撰写科技论文的研究生来说,普遍存在的问题不是信息量太少而是内容过于冗长,而其中很多描述对读者并没有帮助。通常情况下,刚开始进行科技论文写作的研究生很难把握这个平衡,因此建议请教一些经验丰富的老师帮忙修改并删除冗余的实验细节。

  在描述实验结果时,研究生作者经常犯的错误是重复描述。通常情况下表格和插图可以用来全面展示实验结果的细节。因此对于读者通过阅读插图和表格就可以获取的信息,需要注意避免将这些内容再次写在文字里。文字部分一般是用来着重强调那些关键的科研结果,而这些研究结果在文字部分的先后顺序也需要按照它们的重要性从高到低进行排序。当文字部分涉及到表格或插图中的内容时,在文字中陈述其主要观点就足够了。

  还有一个写作中经常出现的错误就是遗漏对照实验的描述。如果对照实验结果的描述过少,那么审稿人将无法判断实验的准确性与可靠性,有可能导致论文被拒。有关对照实验的结果,作者应该像对待其它实验那样进行详尽的描述。实验中出现的副产物、副作用或伴随实验出现的副效应,也应谨慎对待、如实说明,因为它们很有可能是研究的重要发现。例如X射线是伦琴在研究高压放电效应时偶然发现的,伦琴也因此获得了1901年的首届诺贝尔物理学奖。而很多研究组在同一时期也发现了这一现象,但是均没有给予重视或写出来发表。在科学史上类似的事件层出不穷,所以作者需要重视实验过程中伴随的现象,并在论文中进行描述。

  现代科学研究的信息量大,科研人员需要阅读大量的科技论文,这造成了科技论文的读者习惯于快速浏览标题、摘要,然后迅速判断该论文是否与自己的研究相关并决定是否进一步阅读。获得全文后,为了得到研究的整体结论,很多读者也会先阅读讨论部分的文字。由此可以看出讨论部分在整篇文章中的重要性。

  讨论部分一般包括对主要实验进行分析、对这篇论文的成果进行评价、与同类研究进行比较以及研究结论等四个方面。具体写作方法如下:

  一、实验分析部分需要通过对实验结果的讨论来回答本研究所要解决的问题。这部分内容应该与引言中所提出的问题相呼应。

  二、针对论文取得成果的评价主要是对研究设计、实验方法、分析手段、预期结果等进行评述。作者不但需要对论文好的方面进行讨论,也需要对其不足之处、限制因素等进行客观评价。

  三、在与同类研究的比较部分,作者需要讨论本文的研究与其它已发表工作的异同,其中也包括与本研究小组之前发表工作的比较。作者需要从与实验结果最相符的研究开始进行比较,并按照降序排列,直至对与当前研究结果有差异甚至相反的工作进行讨论。如果与其它研究工作有差异,作者需要在这里提出今后的研究设计方案或解释不同的原因。

  四、在研究结论部分,作者需要对文章进行总结,并讨论本研究的意义和对未来研究的设想。

  在讨论部分要避免一些写作错误。例如与其它研究进行比较时,应只评价研究结果,而不要妄加评价其他研究工作者,避免引起不必要的误会。

  此外研究生作者应该使用较温和的词汇来评价自己的研究,并且避免使用“the first study ”、“number one ”、“the best”这样的词语,因为这些词汇的意思较难界定。

  对于参考文献这一部分,作者需要查看期刊最新的投稿指南。投稿指南对文献部分一般会有严格和详尽的规定。应按照这些文献格式要求来进行引用。除了机械性套用期刊所规定的文献格式,还应该注意的是文献信息的准确性。编辑在审稿中不时发现错误的标题、作者名、年代和卷期页码就会产生不好的印象,因此,作者不要根据自己的记忆来引用文章。

  在文章撰写的初期,甚至是研究设计阶段,可以使用软件创建文献库,将有关的文献存储起来以备后用。对于每篇重要的引文,最好能保留一份副本,以便今后查找信息。除非无法获取某些文献,才允许从另一篇文章进行引用,并可以在文中使用这样的表述:Zhang 1882,cited by Wang 1902。虽然不提倡使用这种方法,但是由于语言或年代等因素的制约,某些时候只能这样处理引文。如果有其他选择,作者应该避免使用不易获取的文献。

  有些文献没有作者名字,因此在引用这些文献时需要使用作者所在机构名称,如(Tsinghua university 1969)或In 1969,tsinghua university(6)reported。同时在文献列表中将机构名称放在作者名字的位置。一般情况下不要引用匿名作者的文章。

  文献部分也会出现语言问题。如果文献标题使用的是非期刊规定语言,那么作者需要将文献翻译成期刊的规定语言,并将翻译后的版本用括号括起来,然后放在原文献信息的后面。

  关于网上信息的引用,由于网站会定期更新,被引用的信息随时会消失,因此应给出访问该网页的日期并且要妥善保存页面的电子或打印副本。

  稿件发表后,同样会成为其他研究论文的参考文献。多数人会在研究生阶段撰写自己的首篇科技论文,同时也将面对如何拼写自己姓名的问题。这个拼写将伴随整个科研生涯,所以作者需要谨慎并且坚持使用同一种写法,否则将导致研究工作难以被追溯。

  绝大部分作者通过邮件方式与审稿人和编辑进行交流,在交流中需要谨慎使用措辞并尽量全面表述自己的观点。如果觉得审稿人或编辑对稿件中某些内容产生了误解,不要因为害怕得罪编辑或审稿人而隐藏自己的观点。应该以平和的心态和客气的语气进行沟通,首先根据审稿人的意见尽量改进文章内容,然后对于不合适的审稿意见说出自己的看法,或者将文章相应部分换一种方式再撰写一遍。大部分期刊的审稿人都是提供免费服务的研究领域的专家,他们的审稿意见应该得到尊重。

  有的作者担心本领域的竞争对手会故意拖延审稿,并在审稿阶段借机将作者提交稿件中的思路添加到自己即将发表的文章中。这样的事件是极其罕见的,不必为此过于担心。如果还是有顾虑的话,在提交稿件之前可以在某个学术会议中介绍这个研究结果。按照惯例,这一研究结果就会在学术会议论文集中以摘要形式被发表并得到保护。不过同样的道理,在论文集发表之前,研究成果还是有可能被剽窃。所以无论怎样处理都不能完全避免上述风险。如果稿件中引用了还未发表的研究结果,那么请将这些资料(比如inpress或inpreparation的论文与稿件)一同提交到编辑部。这样审稿人就不会因为无法评价你的工作新意而拒稿。

  当收到拒稿信时不应该过于沮丧。很多期刊的录稿率都很低,因此大部分作者都会收到拒稿信。而且很多重要的文章也都经历过拒稿,比如2010年的诺贝尔物理学奖得主Andregeim和Konstatin Novoselov,他们的主要成就是对石墨烯的研究,然而这一获得诺贝尔奖的研究论文最初曾被《NATURE》拒稿。即使是爱因斯坦也有被拒稿的经历。研究人员从事科研工作时需要以平和的心态来面对研究中所遇到的各种困难,同样当研究结束后也要冷静对待有可能发生的拒稿局面。如果文章被拒稿,建议作者认真研究审稿意见,经过全面修改后可再次投稿或者转投其他期刊。

  在文章出版之前,编辑会将论文清样发给作者进行最终修改和确认。这是论文最后的修改机会,因此作者应该至少通读一遍全文。对于插图、表格、参考文献部分尤其需要仔细检查。在这一阶段,作者虽然不能再润色文章,但是可以纠正严重的错误。如果作者对某一部分有改动或者有最新的信息需要更新,则应该在正文后面加一份附录。如果引用的某篇文献已经出版,可以直接在文献列表上进行修改。

  在科研界和期刊界严禁一稿多投的行为。通常,编辑部会根据研究领域来选择审稿人,因此即使是不同期刊的编辑也很有可能邀请同一位专家来进行审稿。一旦一稿多投的行为被发现,作者将承担非常严重的后果,甚至有可能被所有期刊永远拒之门外。如急于得知评审结果,可与编辑部联系,切勿自行将稿件另投他刊。

  在撰写文章时如果需要借用已经发表过的图片,则需要联系版权所有者以获得使用授权。即便是使用作者本人已经发表过的图片,由于通常情况下作者已经将版权转让给了出版商(这其中既包含了文本也包含插图的版权),所以作者再次使用时也需要与出版商联系获得许可。当作者将已发表过的图片进行编辑改动之后使用在新论文中时,如果原图片的独有特征被保留了下来,换句话说就是读者可以看出作者是在某张图片的基础上做的修改,那么使用这样的图片同样需要得到授权。但是如果原图片的独有特征没有被保留下来,也就是图片被作者修改得面目全非,那么这个图片可以被直接使用在新论文中。作者可以联系出版商或编辑部来获取授权,或者访问出版商的网页在线提交授权申请。一般在很短时间内作者就可以获得回复,但也有耗时几个月的情况发生,所以作者可以在撰写文章的初期就开始申请使用许可。

  最后一点就是应该妥善保存已经收集到的原始数据。即使文章已经发表,在今后的五年或更长时间内,作者都有义务保存这些原始数据并随时提供给索取数据的读者,也有义务提供这些数据以澄清对研究结果的潜在质疑并协助其他研究小组重复相关实验。这一点涉及到诚信问题,属于伦理、道德的范畴。从发表第一篇科技论文开始,学界就开始记录作者的信誉,因此研究生要严肃对待并从一开始就养成良好的科研习惯。

  总之,科技写作教育以及投稿要点培训是研究生素质教育不可分割的一部分。只有写出科学性强、内容简洁、用词准确、符合规范的高水平科研论文并且被成功发表,研究成果才能被公之于众、进而被学界采纳。科技写作技能对于科学研究具有重要意义。研究生作者不仅要端正写作态度、遵守学术道德,还要在导师的严格指导下,多看、多读、多练习。只有这样,才能不断提高英文科技写作水平,成为合格的科研人才。

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